Một số lưu ý chủ doanh nghiệp cần biết để phòng tránh rủi ro về kế toán, thuế
NHỮNG LƯU Ý VỀ KẾ TOÁN DÀNH CHO CHỦ DOANH NGHIỆP
- Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán
1. Những loại hồ sơ cần lưu trữ
Các loại hồ sơ kế toán phải lưu trữ được quy định cụ thể trong luật pháp nêu rõ các loại giấy tờ hồ sơ kế toán cần lưu trữ là:
- Chứng từ kế toán (Hoá đơn, phiếu nhập – xuất, bán hàng, phiếu thu - chi, ……)
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp (Các loại sổ nhật ký, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết các khoản tiền chi, …)
- Các báo cáo của doanh nghiệp như Báo cáo tài chính; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách, hồ sơ thuế ….
- Các loại tài liệu khác như hợp đồng mua bán, báo cáo, bảo hiểm, tài liệu kiểm tra, thanh tra, giám sát, biên bản tiêu hủy, tài liệu về giải thể, chia tách hoặc hợp nhất doanh nghiệp, các tài liệu về thuế và các tài liệu khác
2. Quy định về thời gian lưu trữ
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm:
+ Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán;
+ Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm:
+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán ,báo cáo quyết toán và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
+ Tài liệu liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản cố định, kiểm kê và đánh giá tài sản; hợp đồng mua bán và các hồ sơ liên quan.
+ Tài liệu chia tách hợp nhất công ty, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại DN,..;
+ Tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, hồ sơ thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn:
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Thời gian vĩnh viễn được xác định là trên 10 năm, đến khi giấy tờ tài liệu tự bị hủy hoại vì điều kiện tự nhiên.
- Về chữ ký trên chứng từ
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Hóa đơn:
- Hóa đơn mua vào tổng giá trị vượt trên 20 triệu đồng bắt buộc phải chuyển khoản qua tài khoản công ty mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu trong 01 ngày xuất nhiều lần hóa đơn dưới 20 triệu nhưng tổng giá trị các hóa đơn trên 20 triệu thì phải có chứng từ thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào).
- Các hóa đơn xuất ra phải đúng với ngành nghề trên giấy đăng ký kinh doanh của Quý công ty.
- Quý công ty nên thỏa thuận với khách hàng nội dung hóa đơn trước khi xuất bản chính để tránh trường hợp phải sử lý hóa đơn sai sót.
- Tài khoản ngân hàng của công ty:
- Không được sử dụng tài khoản công ty cho mục đích thanh toán các khoản của cá nhân.
- Chỉ sử dụng tài khoản công ty chuyển khoản cho công ty và phải có chứng từ kèm theo như hóa đơn hoặc hợp đồng.
- Hàng hóa dịch vụ trong công ty
- Nếu công ty đang cung cấp dịch vụ thì hóa đơn xuất ra phải phù hợp với dịch vụ tương ứng trên giấy đăng ký kinh doanh.
- Nếu công ty đang mua bán hàng hóa dạng thương mại thì phải rõ ràng hàng mua vào và hàng bán ra. Tức là mua mặt hàng tên gì thì phải bán đúng mặt hàng tên đó. Đơn vị tính đối với các mặt hàng này phải thống nhất trong công ty. Tránh trường hợp mua vào là 1kg mà bán ra là 1 bao như vậy kế toán không hạch toán được, tồn kho sẽ âm.
- Nếu công ty là sản xuất thì phải có định mức cho từng sản phẩm. Nếu không có định mức sẽ không xử lý giá vốn và giá thành sản phẩm được.
- Nếu công ty là xây dựng phải tập hợp được chi phí chi tiết cho từng công trình xây dựng. Tránh gộp chung và đồng đều các công trình. Cần phải có định mức từng công trình dựa trên bản vẽ thiết kế để lấy căn cứ tính giá vốn cho từng công trình.
- Các loại thuế
1.Thuế VAT: là thuế giá trị gia tăng nhà nước thu người dùng sản phẩm dịch vụ cuối cùng. Thông thường là 10% trên giá trị hóa đơn. Thuế VAT này Quý công ty không chịu mà chỉ là đại diện cho nhà nước thu của người dùng sản phẩm dịch vụ này.
Lưu ý: Quý công ty không phải là đối tượng chịu thuế này. Đây là loại thuế phát sinh nhiều nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh nên doanh nghiệp đặc biệt lưu ý để khỏi sai sót. Nếu quý khách hàng không có hóa đơn đầu vào mà xuất hóa đơn đầu ra vượt quá thì phải đóng thuế VAT này vào ngân sách nhà nước.
2. Thuế thu nhập doanh nghiệp: Là thuế được tính 20% x Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí / 1 năm. Hạn cuối cùng phải báo cáo là 31/03 của năm kế tiếp.
3. Thuế môn bài: Là thuế đóng hàng năm tùy vào mức vốn trên giấy đăng ký kinh doanh của Quý công ty.
4. Thuế thu nhập cá nhân: Trả lương cho nhân viên chính thức vượt mức 11tr/ tháng sẽ được tính thuế TNCN theo công thức quy định.
+ Trả lương cho nhân viên thử việc, thời vụ sẽ phải trích 10% giữ lại để nộp cho nhà nước.
+ Nhân viên làm từ đủ 1 tháng trở lên phải đóng BHXH theo quy định của nhà nước.
VI. Những vấn đề khác
- Tất cả mọi thay đổi trong Quý công ty thì phải báo cho cơ quan quản lý về việc thay đổi đó.
- Những vấn đề Quý công ty chưa nắm bắt được hoặc chưa hiểu xin vui lòng liên trực tiếp qua điện thoại, email để FAMA xử lý trước khi thực hiện.
Lê Thị Thu Hiền - Giám Đốc FAMA