Quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

THỜI GIAN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 

-    Thông tư: 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014. 

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. 

VD: Kế toán muốn ghi sổ bút toán công nợ nhà cung cấp, cần một bộ chứng từ gồm có: hóa đơn đỏ (nhà cung cấp gửi), phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho (nếu là mua hàng nhập kho), phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ (của bộ phận có nhu cầu), báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán. Tùy vào quy trình làm việc của mỗi công ty mà bộ chứng từ có thể khác nhau, nhưng căn bản là bao gồm các chứng từ nêu trên. 

* Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt: 

- Phiếu thu. 

- Phiếu chi. 

- Giấy đề nghị thanh toán. 

- Giấy đề nghị tạm ứng. 

* Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: 

- Ủy nhiệm chi. 

- Séc. 

- Giấy báo nợ. 

- Giấy báo có. 

- Giấy nhận nợ. 

- Giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, cầm cố, thế chấp….liên quan chứng từ trong công ty xây dựng. 

* Chứng từ kế toán liên quan đến mua bán hàng: 

- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào. 

- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra. 

- Tờ khai hải quan. 

- Phiếu nhập kho. 

- Phiếu xuất kho. 

- Biên bản giao hàng. 

- Bảng báo giá. 

- Đơn đặt hàng. 

- Hợp đồng kinh tế. 

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. 

* Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: 

* Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định: 

- Biên bản giao nhận tài sản cố định. 

- Biên bản thanh lý tài sản cố định. 

- Biên bản kiểm kê tài sản cố định. 

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; 

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; 

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; 

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; 

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; 

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. 

Các loại hồ sơ kế toán phải lưu trữ được quy định cụ thể trong luật pháp nêu rõ các loại giấy tờ hồ sơ kế toán cần lưu trữ là: