04 bài học về kế toán Outsourcing mà chủ doanh nghiệp cần biết

Kế toán Outsourcing hay kế toán dịch vụ thuê ngoài (từ chuyên môn gọi là Business process outsourcing,)

Kế toán outsourcing hiện là một hình thức tổ chức hoạt động kế toán khá phổ biến cho các doanh nghiệp trong giai đoạn khởi nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không tổ chức một bộ phận kế toán “trong nhà” mà sẽ giao cho một bên thứ ba thực hiện công việc kế toán như mong muốn của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với một công ty dịch vụ kế toán để giao toàn bộ các phần công việc như khai thuế, lập sổ sách kế toán, thay mặt công ty giải quyết các vấn đề với cơ quan Thuế… hoặc chỉ một phần công việc.

Ưu điểm:

1/Giảm  chi phí nhờ  “tính kinh tế theo quy mô” economies of scale.

Kế toán dịch vụ thuê ngoài có thể cung cấp dịch vụ kế toán rẻ hơn và nhanh hơn so với công ty tự làm. Ví dụ như nghiệp vụ khai thuế chuyển nhượng vốn. Nếu kế toán công ty chưa làm quen thì sẽ mất nhiều thời gian tìm hiểu cách khai thuế, cách lập hợp đồng, cách tư vấn chuyển nhượng như thế nào là hiệu quả và sẽ tốn nhiều tiền của công ty để hoàn thành nghiệp vụ chuyển nhượng. Trong khi đó, kế toán dịch vụ thuê ngoài đã quen với nghiệp vụ khai thuế chuyển nhượng nên sẽ lập tờ khai rất nhanh, có sẵn mẫu chuyển nhượng hợp đồng để tư vấn khách hàng cách chuyển nhượng vốn hiệu quả nhất theo ý khách hàng. Do đó, kế toán dịch vụ thuê ngoài sẽ tiết kiệm được chi phí cho công ty khi làm cùng một nghiệp vụ do quen làm và hiệu quả hơn.

2/Có sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên nghiệp kế toán dịch vụ

Doanh nghiệp do hạn chế về nguồn lực tài chính hoặc kiến thức tài chính nên gặp khó trong việc thuê các chuyên gia kế toán. Ngược lại, các công ty dịch vụ kế toán là công ty được Bộ tài chính và Tổng Cục Thuế thừa nhận về năng lực chuyên môn và thường xuyên kiểm tra bồi dưỡng kiến thức kế toán, thuế, đây là một yêu cầu bắt buộc nếu không sẽ bị ngưng hành nghề. Ngoài ra, kế toán dịch vụ tiếp xúc với rất nhiều loại hình doanh nghiệp, nghiệp vụ đa dạng nên sẽ dễ dàng tích lũy kiến thức chuyên môn sâu, cập nhật liên tục kịp thời. Chính kinh nghiệm đa dạng và kiến thức tốt sẽ hỗ trợ tư vấn rất nhiều cho công ty trong quá trình vận hành kế toán cũng như quản lý rủi ro thuế.

3/Giải phóng năng lượng cho sếp

Ông chủ công ty thay vì đau đầu tuyển dụng, đào tạo và quản lý phòng kế toán thì nay đã được kế toán dịch vụ thuê ngoài đảm nhiệm công việc gần như 99%, chỉ cần ông chủ chọn mặt gửi vàng cho một công ty dịch vụ kế toán thuê ngoài chất lượng là hoàn thành nhiệm vụ quản lý. Ông chủ dành toàn bộ năng lượng của mình cho việc Marketing, Sale và vận hành để mau chóng thúc đẩy công ty phát triển.

4/Tiết kiệm những chi phí “vô hình” trong doanh nghiệp

Tuyển một kế toán giỏi không phải là dễ dàng cho ông chủ, đặc biệt là những ông chủ hoàn toàn mù tịt về lĩnh vực kế toán tài chính. Điều này cũng dễ hiểu bởi một người không thể “nhân vô thập toàn” giỏi mọi thứ được, phần lớn ông chủ đều giỏi về sale, marketing và vận hành là chính. Công ty tuyển kế toán “dở” vào và kế toán làm thí nghiệm trên sổ sách công ty, đến 3 năm sau khi kế toán vững chút là thuế vào quyết toán, lúc này kế toán đã cao chạy xa bay thì công ty sẽ ăn cho hết. Tiền phạt thuế, tiền chậm nộp….lòi ra thì lợi nhuận công ty giảm không phanh.

Tuyển được một bạn nữ kế toán vào làm được một năm thì năm sau bạn “dính” bầu, nghỉ 06 tháng mà công ty chỉ có mỗi một kế toán, người đâu mà thay thế ? Trong khi kế toán dịch vụ thuê ngoài phải đảm bảo công việc liên tục cho công ty thì mới nhận thanh toán phí dịch vụ.

Công ty thuê một kế toán lương 10tr/tháng thực chất sẽ thêm 20% đóng bảo hiểm xã hội, chi phí quản lý đầu người như thuê văn phòng, máy tính, lương tháng 13…phân bổ trung bình là 15-20tr/người/tháng. Trong khi thuê kế toán dịch vụ thuê ngoài thì gần như không phải trả chi phí này.

Công ty dịch vụ kế toán thuê ngoài chuyên nghiệp luôn được tiếp cận những kiến thức mới về kế toán, tài chính, thuế và cả quản lý nên họ sẽ giúp cho công ty rất nhiều khi áp dụng những kiến thực hiện đại, bắt kịp với xu hướng. Ví dụ như kế toán dịch vụ thuê ngoài sẽ dùng phần mềm kế toán cloud, cực kỳ thuận tiện cho việc quản lý như đợt dịch covid vừa rồi, ai cũng có thể ở nhà làm. Công ty không biết dùng phần mềm kế toán cloud thì toàn bộ hoạt động gần như tê liệt.

Tuy nhiên, kế toán dịch vụ thuê ngoài cũng có những yếu điểm mà ông chủ cần nắm rõ

1/Quá phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài

Dù gì thì kế toán dịch vụ vẫn chưa là một bộ phận của công ty, do đó ở mức nào đó họ vẫn chưa đọc và hiểu hết hoạt động kinh doanh của công ty để đưa ra những lời tư vấn cho việc ra quyết định. Hơn nửa, doanh nghiệp sẽ phải tốn kha khá chi phí để đưa việc outsourcing trở lại inhouse khi muốn như vậy.

2/Bảo mật thông tin

Kế toán dịch vụ ngoài sẽ biết được các thông tin bảo mật của công ty và nếu không được huấn luyện tốt thì thông tin có thể bị tiết lộ ra ngoài cho các đối thủ cạnh tranh.

3/Không hài lòng về dịch vụ:

Chất lượng thông tin được cung cấp bởi kế toán dịch vụ ngoài có thể chưa được như mong muốn của người chủ cho việc ra quyết định kinh doanh.

Phan Thanh Nam