Kể từ 01/07/2025, có phải tất cả chi phí của doanh nghiệp cần thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng mới được khấu trừ chi phí khi tính thuế thuế ?
Chào các bạn, hôm nay mình chia sẻ một thông tin quan trọng về việc thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ 01/07/2025 và cách xử lý để được khấu trừ thuế khi đi công tác cần phải chuyển khoản.
Trước đây, thanh toán từ 20tr đồng trở lên thì phải chuyển khoản từ tài khoản công ty mới được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025, theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và nghị định 181/2024/NĐ-CP ngày 01/07/2025 điều 26 thì tất cả các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ từ 5tr đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Vậy nếu nhân viên đi công tác dài ngày cần thanh toán tiền phòng, tiền ăn trên 5tr đ thì phải làm thế nào ? Xin giới thiệu 2 giải pháp sau để hợp thức hóa chi phí được trừ như sau:
A/Cách 1:
Theo quy định văn bản hợp nhất số 11 ngày 15/05/2017 mục 2.9 về chứng từ cần có khi đi công tác
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Công ty cần soạn quy chế về thanh toán trong đó cho phép nhân viên công ty được thay mặt công ty thanh toán cho nhà cung cấp. Như vậy khi đi công tác, nhân viên sẽ dùng tài khoản ngân hàng của nhân viên để thanh toán. Sau đó, công ty sẽ căn cứ vào chứng từ hợp pháp mà nhân viên cung cấp, công ty chuyển khoản thanh toán lại cho nhân viên đi công tác.
Kế toán lưu ủy nhiệm chi thanh toán của công ty và nhân viên kèm theo chứng từ hợp pháp thanh toán và quyết định cử đi công tác thì toàn bộ chi phí đi công tác của nhân viên sẽ được khấu trừ thuế bình thường.
B/ Cách 2:
-Công ty sẽ mở thẻ ngân hàng dạng debit/credit của công ty ủy quyền cho nhân viên sử dụng thẻ.
- Thẻ được liên kết với tài khoản thanh toán của công ty.
- Nhân viên dùng để:
- Thanh toán chi phí công tác (khách sạn, vé máy bay, taxi…)
- Chi tiêu mua sắm vật tư, nguyên liệu, chi phí văn phòng.
- Hạn mức chi tiêu thường do công ty quy định.
- Cuối kỳ, công ty đối chiếu chứng từ chi tiêu với sao kê để quyết toán.
→ Ưu điểm:
- Quản lý chi tiêu công rõ ràng, dễ kiểm soát.
- Không bắt nhân viên tạm ứng tiền túi.
→ Nhược điểm:
- Rủi ro nếu nhân viên dùng sai mục đích.
- Ngân hàng có thể yêu cầu hồ sơ chặt chẽ vì đứng tên pháp nhân.
Tóm tắt hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (nguồn cục thuế Khánh Hòa)
Rất đơn giản phải không các bạn. Nếu có thắc mắc hãy comment để được giải đáp nhé.
Phan Thanh Nam-CEO FAMA