Khi bắt đầu mở một công ty dạng start up nhỏ thì  thông thường Giám Đốc (CEO) sẽ quản lý rất nhiều việc từ bán hàng, marketing, nhân sự, kế toán … Con thuyền nhỏ “công ty” sẽ bắt đầu vượt thác ghềnh và chạm mặt với những cơn sóng dữ. Kinh doanh là một công việc đầy thú vị nhưng trong đó ẩn chứa đầy rủi ro. Thiên hạ vẫn nói là muốn làm giàu là cần làm chủ, không nên làm thuê, high risk – high return. Một trong những phương thức để quản lý rủi ro là việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (ICS). Phòng bệnh luôn tốt hơn là chữa bệnh, nếu để rủi ro thất thoát tiền (rất nhiều vụ kế toán thông đồng thủ quỹ lấy tiền công ty), phạt vi phạm thuế (hiện nay rất nhiều công ty đang sống dở chết dở vì công ty dính vào hóa đơn bỏ trốn), mất tài sản, số liệu kế toán báo cáo luôn chậm vài tháng và không rõ ràng …..thì thiệt hại là không lường hết được. Do đó việc xây dựng một ICS tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp phòng ngừa và giảm thiệt hại.

Để hiểu rõ hơn về ICS, trước tiên hãy tham khảo định nghĩa về ICS (theo CIMA)
ICS là toàn bộ hệ thống kiểm soát, tài chính và các mặt khác, do ban quản lý (BOD) thiết lập nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có trật tự và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót cũng như đảm bảo an toàn như tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ càng nhiều càng tốt.

Chúng ta sẽ cùng nhau phân tích định nghĩa ICS để có thể hiểu rõ ràng hơn.

-Đầu tiên ICS được định nghĩa là một hệ thống tức là gồm nhiều thứ chứ không chỉ là một báo cáo hay một quy trình. Nhớ lại trước đây khi Nam tiếp cận kế toán quản trị, rất ngây thơ khi hỏi xin chị CFO các báo cáo kế toán quản trị vì trong đầu mình nghĩ kế toán quản trị tức là làm ra các mẫu báo cáo. Suy nghĩ này không đúng nhé các bạn. Kế toán quản trị cực kỳ rộng và bao gồm nhiều thứ. Quay trở lại ICS là một hệ thống tức nó có thể là những hệ thống kiểm soát, những công cụ tài chính hoặc là những quy trình…

Ví dụ hệ thống kiểm soát:
Một doanh nghiệp siêu thị thường bị thất thoát hàng hóa quần áo vì khách lấy hàng bỏ vào túi và mang ra ngoài không trả tiền. Để xử lý việc này thì siêu thị thường dùng từ mềm gắn vào hàng và ở cổng ra gắn cổng từ an ninh để quét. Khách không trả tiền sản phẩm dính từ mềm thì qua cổng an ninh sẽ báo động. Đây được xem là một hệ thống kiểm soát.

-Kế tiếp, ICS nhằm giúp hoạt động kinh doanh có trật tự và hiệu quả là như thế nào ? Có khi nào bạn để ý khi mua hàng TIKI, shipper vừa giao hàng là bạn nhận được email báo giao hàng thành công và nhờ bạn vào comment đánh giá chất lượng hàng vừa nhận. Để nhận được email thì chắc chắn shipper đã được huấn luyện tuân thủ theo một quy trình chặt chẽ nhằm kiểm soát đường đi của hàng hóa mục tiêu là tránh thất lạc hàng hóa cũng như đảm bảo tiền được thu về nộp trong ngày. ICS của TIKI đã được xây dựng để tránh rủi ro shipper lấy tiền của công ty, giảm rủi ro thất thoát.

-Tiếp theo, tại sao phải đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của việc ghi nhận kế toán ? Kế toán trong doanh nghiệp là nơi phản ảnh toàn bộ quá trình vận động của doanh nghiệp qua việc hạch toán những con số. Giám đốc đi công tác, vào nhà hàng “tay vịn” thì kết quả sẽ là một bút toán chi phí quản lý tiếp khách với con số còn nhiều hơn lương tháng của kế toán. ICS mà không theo dõi được đầy đủ, chính xác dữ liệu thì làm sao có thể kiểm soát được chi phí, làm sao có thể ra được báo cáo mang tính phân tích ? Mình đã xem dữ liệu kế toán của start up làm hai sổ, sổ nội bộ không đủ chứng từ và các giao dịch toàn là “miệng” từ CEO thì kế toán sẽ mù mờ ghi nhận, kết quả là lâu ngày các cổ đông sẽ nghi ngờ lẫn nhau.

-Tóm lại, nôm na có thể hiểu ICS là một hệ thống để nhà quản lý kiểm soát những rủi ro cụ thể và giúp cho hoạt động kinh doanh đạt được mục tiêu theo kế hoạch.

#PhanThanhNam

#CEO #FAMA #ketoanquantri

#kiemsoatnoibo #ICS #internalcontrol