Mục tiêu lớn nhất của kiểm soát nội bộ sẽ ảnh hưởng đến Hoat động, Báo cáo và tính tuân thủ.
Nói đến #ICS thì các chuyên gia trong lĩnh vực đều biết đến COSO, một tổ chức rất nổi tiếng của Hoa Kỳ. Theo ý cá nhân, Anh – Mỹ là những đất nước có nền tảng kế toán phát triển bậc nhất bởi kế toán là công cụ quan trọng phản ảnh kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp lên thị trường chứng khoán. Chứng khoán Mỹ, Anh luôn là hàng đầu nên nền kiến thức kế toán của họ số hai thì không ai dám nhận là số 01.
COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ), được thành lập năm 1985.
COSO là một chuẩn mực của thế giới trong lĩnh vực Kiểm soát nội bộ, được ban hành lần đầu vào năm 1992 tại Hoa Kỳ; COSO đóng vai trò như một bước khởi đầu làm nền tảng cho các doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ (Trích WIKI)
COSO đã hình tượng ICS như khối rubik trong hình. Nhìn khá đơn giản nhưng hiểu rõ khối rubik này không hề đơn giản. Bạn nào đã đọc những tài liệu của COSO sẽ không dễ hiểu chút nào nếu bạn không mường tượng “nó” vào vòng hoạt động của doanh nghiệp.
Mặt trên của khối rubik gồm Operations (Hoạt động), Reporting (Báo cáo), Compliance (Tuân thủ), đây chính là 3 mục tiêu lớn nhất của việc hình thành ICS.
Đầu tiên, xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thì mục tiêu đầu tiên đó là nâng cao hiệu suất (efficiency) và hiệu quả (effectiveness) hoạt động.
Peter Drucker có nói: “Doing the right thing is more important than doing the thing right” (Làm đúng việc quan trọng hơn là làm việc đúng).
LÀM VIỆC ĐÚNG:Đầu tiên hãy bàn về làm việc đúng trước. Làm việc đúng tức là làm việc đúng cách, là làm việc theo cách mà công việc phải được làm, với đầu ra năng suất cao nhất có thể đạt. Người ta thường gọi nó là HIỆU SUẤT (Efficiency).
LÀM ĐÚNG VIỆC: Là làm đúng những việc cần làm, không ôm đồm, không để hiện tượng quá tải xảy ra cho bản thân. Làm đúng những việc cần làm chính là biết tập trung vào những điều quan trọng nhất, những việc có thứ tự ưu tiên hàng đầu, mang lại giá trị và kết quả cao nhất. Người ta thường gọi nó là HIỆU QUẢ (Effectiveness).
Ví dụ ông chủ yêu cầu bộ phận kế toán cần kiểm soát dòng tiền của công ty, khả năng thiếu hụt và cần có kế hoạch bổ sung. Bộ phận kế toán họp bàn và đề ra kế hoạch lập bảng kế hoạch dòng tiền định kỳ bằng excel để có công cụ kiểm soát dòng tiền. Như vậy bạn kế toán có kỹ năng excel tốt sẽ hỗ trợ làm bảng kế hoạch chính xác và nhanh (hiệu suất cao) và bảng kế hoạch dòng tiền phản ảnh chính xác dòng tiền thu, chi hàng tuần, tháng hỗ trợ hiệu quả việc kiểm soát dòng tiền quá khứ và tương lai. Từ việc nhìn rõ dòng tiền thiếu hụt mà CFO sẽ lên phương án bổ sung dòng tiền hoạt động cho doanh nghiệp bằng cách đi vay, phát hành trái phiếu…
Mục tiêu thứ hai của ICS chính là báo cáo (Reporting)
Quá trình hoạt động của một doanh nghiệp từ lúc tiếp thị, có đơn hàng của khách, đặt hàng nguyên vật liệu, đưa vào sản xuất, chuyển giao sản phẩm cho khách hàng, …là một chu kỳ kinh doanh và nó sẽ được kế toán thể hiện toàn bộ qua việc lượng hóa những con số trên hệ thống kế toán, kết quả sẽ thể hiện rõ trên các báo cáo tài chính, các báo cáo phân tích quản trị. Những con số phản ảnh quá khứ, dự báo tương lai ảnh hưởng đến việc ra quyết định kinh doanh. Hệ thống kiểm soát nội bộ đòi hỏi những báo cáo cần đúng hạn, chính xác, minh bạch và đáng tin cậy khi cung cấp cho doanh nghiệp cũng như cho các cổ đông, cơ quan giám sát.
Đầu tháng mà kế toán vẫn chưa thể ra báo cáo kết quả kinh doanh tháng trước do chưa nhận được hóa đơn chi phí xử lý hàng nhập khẩu thuê ngoài; doanh thu nhận hóa đơn viết dự án phần mềm vừa xuất hóa đơn 80% chưa làm được gì nhưng đã ghi nhận doanh thu 80%; Ông chủ lấy hàng chục tờ hóa đơn ăn uống của riêng gia đình và đưa cho kế toán hạch toán chi phí. Tất cả những việc lộn xộn như không tuân thủ chuẩn mực kế toán, kế toán hạch toán yếu phụ thuộc vào hóa đơn, chủ không minh bạch sẽ dẫn đến một hệ thống báo cáo không phản ảnh đúng kết quả kinh doanh, dẫn đến hậu quả là người quản lý không có thông tin để ra quyết định đúng.
Mục tiêu cuối cùng của một ICS chính là tuân thủ (Compliance)
Mục tiêu này đòi hỏi đảm bảo việc tuân thủ luật lệ và những chính sách mà doanh nghiệp phải tuân theo. Một doanh nghiệp kinh doanh bước ra thương trường sẽ buộc phải tuân thủ rất nhiều luật và chính sách. Luật thuế đòi hỏi doanh nghiệp khai báo chi phí hợp lý, hợp lệ, hợp pháp; luật bảo hiểm và luật lao động đòi hỏi doanh nghiệp ký hợp đồng và đóng đầy đủ bảo hiểm cho người lao động.
Chúng ta còn nhớ một doanh nghiệp điện máy N.K khá lớn ở TP.HCM đã từng bị truy thu thuế hơn 100 tỷ vì gian lận thuế thu nhập cá nhân để giảm đóng bảo hiểm xã hội của nhân viên. Chính việc không tuân thủ và hệ thống kiểm soát nội bộ yếu (hoặc thiếu) không phát hiện ra sai sót (hoặc gian lận) đã dẫn đến thiệt hại rất lớn cho các cổ đông của N.K
Như vậy 3 mục tiêu quan trọng của ICS sẽ ảnh hưởng rất lớn đến Hoạt động, Báo cáo và Tuân thủ.
Phan Thanh Nam
#CEO #FAMA
#Ketoanquantri #hethongkiemsoatnoibo
Bài viết có tham khảo:
-Sách CIMA P3 Kaplan
-Bài viết Mr Anthony La Kiến Mỹ